Automatisk legemiddelforsyning (ALF) er tidligere lansert som et banebrytende prosjekt under byggingen av nye St. Olavs Hospital. Det nye systemet skal sørge for bedre pasientsikkerhet, hindre medisinsvinn i form av for eksempel kassasjon og sørge for lavere medisinutgifter for hver enkelt avdeling.
Mange systemer skal fungere sammen
Sykehusapoteker Eva Kvål og farmasøyt Helge Ovesen ved Sykehusapoteket, har brukt god tid på valideringen av de to pakkemaskinene, slik at alt skal fungere optimalt. Foto: Frode Nikolaisen |
Tekniske utfordringer har derimot gitt noen utsettelser, men nå settes deler av systemet i drift. Det komplette systemet er på plass i 2013, frem til da jobbes det med å integrere bestillingsprogrammet KMF.
– KMF er en modul i elektronisk pasientjournal (EPJ) som er under utvikling, Med et full utviklet system vil legen rekvirere legemidler direkte i pasientjournal. Bestillingen vil gå direkte til apoteket og returnere i rørpost. For å få til dette er det snakk om mange ulike programmer som skal kobles sammen for at det skal fungere, og det må nøye planlegges i et felles løp, sier prosjektleder Tore Jo Nilsen ved St. Olav som forklaring på forsinkelsene. Nilsen har ansvaret for den delen av legemiddeldistribusjonen som handler om medisin inn til sykehuset
Automatisk legemiddelforsyning handler om at legemidlene pakkes som endose, ett legemiddel i en pose til hver pasient. Bestillingen fra de ulike avdelingene sendes gjennom datasystemene og ender opp hos Sykehusapoteket. Der pakkes medisinen maskinelt, og 80 prosent av legemidlene som sykehuset bruker pakkes i endoser. Under pakkingen merkes posene med strekkode som inneholder pasientens navn og fødselsnummer. Medisinen sendes deretter tilbake til avdelingen og havner hos riktig pasient der helsepersonell skanner strekkoden på posen og strekkoden som etter hvert er å finne på pasientarmbåndet. Sikkerhet for alle parter, legen vet at det er riktig medisin og pasienten vet hva han eller hun inntar.
To sentrale medisinpakkere
– Siden KMF er forsinket har vi besluttet å dele innføringen i to faser. I første fase vil legemidlene bli levert i endoser til
Avdelingsjordmor Vigdis Myhren ved Føde vest hadde det travelt da lageret skulle fylles opp med ny medisinen i endoser og alt måtte skannes inn. Foto: Frode Nikolaisen |
medisinrommene ved hver avdeling. Endosene er ikke pasientmerket, men hver avdeling lager en basisiliste der de mest brukte legemidlene på avdelingen er ført opp. Legemidlene skannes inn på medisinrommet og ut av medisinrommet når de skal til pasient. Bestilling av legemidler går automatisk og leveranser fra apoteket vil stort sett skje som før med bokser i AGV, forklarer Tore Jo Nilsen.
Sentralt i prosjektet står to maskiner hos Sykehusapoteket. Det er disse to maskinene som skal pakke medisinen som brukes ved St. Olav. I produksjonslokalene går Unni Hjellupvik og Eva Kvål og tripper. De følger spent med når superbruker av systemet Helge Ovesen demonstrerer bruken av maskinene. De to maskinene ble bygd allerede i 2009.
– Maskinene har stått ferdig lenge, men de har gjennomgått grundig validering både fra leverandøren og fra oss. Vi vil være sikker på at alt fungerer før det settes i bruk, så nå har vi testet alt som testes kan. Det er bedre enn at vi setter i gang et system som i verste fall ikke virker, det ville ødelagt tilliten, sier prosjektleder hos Sykehusapoteket Unni Hjellupvik.
– Ahus, som har en lignende forsyningsmodell for legemidler, har hatt god erfaring med oppdeling av prosjektet. Det er viktig å ta steg for steg og det er mange omstillingsprosesser i slike prosjekter, og en slik oppdeling gjør sjansen for og lykkes med hele prosjektet større fordi dette gir erfaring i bruk av endoser ved St. Olav, mener sykehusapoteker Eva Kvål.
Endring for ansatte
Ved Føde vest jobber avdelingsjordmor Vigdis Myhren på harde livet sammen med representanter fra Sykehusapoteket. Fødeavdelingene er blant de første som tar systemet i bruk, og jobbet med å fylle opp medisinrommet da vi besøkte dem.
–Det nye systemet har flere fordeler. Blant annet har vi muligheten til å ha mindre lagerbeholdning, noe som gjør at vi får bedre oversikt. Dersom vi tidligere trengte fire tabletter til en pasient, har vi i enkelte tilfeller måttet bestille pakninger med opp til 200 tabletter. Dette har igjen gjort at vi har måttet kassere medisiner, men den nye bestillingsmetoden av endoser vil forhindre dette, forklarer Myhren mens hun organiserer det nye medisinrommet.
Ved Avdeling for blodsykdommer har de brukt lang tid på opplæring av de ansatte før det nye systemet taes i bruk. Til venstre er medisinhyllene tidligere, til høyre er medisinhyllene etter innføring av nytt system. Summen er et ryddigere rom. Foto: Frode Nikolaisen |
– Samtidig som dette vil gi oss mindre kassasjon, er det naturligvis en stor fordel for pasientene. De vil nå få overlevert en innpakket tablett i stedet for en hvit tablett i et glass. Dermed vil de kunne se hva slags medisin de får, noe som øker sikkerheten.
Myhren er samtidig opptatt av at føden er en akuttavdelingen, og ser utfordringer for personalet i tilfeller der ting haster.
– For at vi hele tiden skal ha en oppdatert medisinoversikt, er det viktig at all medisin skannes ut når vi tar fra lageret. Vil vi alltid huske det eller ha tid til det? Det vet vi ikke ennå, men vi må uansett sørge for systemer som sørger for at dette ordnes. Hvis vi av ulike årsaker ikke rekker å skanne ut en dose, er det viktig at vi tar vare på pakningen og skanner det ut når vi får tid.
Positive til økt kvalitet
Skanninger er, som Myhren påpeker, essensielt for at systemet skal fungere. Både når medisiner mottas fra sykehusapoteket og når medisiner hentes ut, må dette registreres. Lagebeholdningen skal hele tiden ligge innefor en forsvarlig mengde, men det er naturligvis mulig å hastebestille medisin dersom noe skulle gå tomt. Da vil dette senes med rørpost, mens de vanlige bestillingene som før sendes med AGV-er.
Ved avdeling for blodsykdommer har flere ansatte nå gått gjennom opplæring for bruk av det nye systemet. Seksjonsleder Elisabeth Røkke er spent på hvordan det vil fungere, men forklarer at de ansatte er positive til innføringen.
– Vi synes det er flott med tiltak som hever kvaliteten, og dette er et slikt tiltak. Det er mye å lære, men det er uansett først når vi har brukt systemet en periode at vi kommer skikkelig inn i det og da vil vi se effekten klarere, mener hun.