(Rutinen kan lastes ned i pdf her.)
RETNINGSLINJER FOR BRUK/UTLEIE AV LOKALER VED ØYA TIL EKSTERNE.
Ledelsen ved NTNU, St. Olavs Hospital og HiST har i juni 2009 fastsatt retningslinjer for utleie av partenes lokaler på Øya til eksterne.
a. Dersom lokalene ikke er reservert til undervisning eller annen virksomhet i partenes regi kan institusjoner, organisasjoner og enkeltpersoner leie lokaler etter avtale med den part som har 100 % disposisjonsrett. Utleie som kan oppfattes som konkurransevridende eller konkurrerende i et kommersielt utleiemarked skal unngås.
Det betyr at det normalt ikke skal leies ut til foretak og organisasjoner som driver økonomisk aktivitet. Mindre lag, foreninger og ideelle organisasjoner anses ikke å driveøkonomisk aktivitet i denne sammenhengen.
Det kan leies ut til universitetsrelaterte og/eller studentrelaterte arrangementer og møter der organisasjonene eller studentene er ansvarlige / medansvarlige for arrangementene, herunder arrangementer i regi av organisasjoner og virksomheter som universitetet, høgskolen eller St. Olavs Hospital samarbeider med.
b. Undervisningslokaler kan til vanlig ikke reserveres til utleie i vanlige undervisningsperioder før partenes egen bruk av lokalene er fastsatt. Det åpnes for utleie etter 1. juni for påfølgende høstsemester og etter 1. desember for påfølgende vårsemester. Bestillinger med lang tidshorisont må behandles skriftlig i samråd med ansvarlige hos den enkelte part.
c. Utleie av lokaler bestemmes av den enkelte part. Leieforholdet registreres i romreservasjonssystemet Timepl@an, som administreres av IT/Infrastrukturseksjonen ved DMF (http://timeplan.medisin.ntnu.no).
d. Det skal kreves leie av virksomheter for bruk av lokalene. Leien er avhengig av romtype og hvor mye utstyr som tilhører rommet.
e. Ved all ekstern utleie av lokaler på Øya som disse retningslinjene regulerer skal det inngås skriftlig avtale der det går klart fram hvem som er ansvarlig for rydding, renhold og eventuelle skader som påføres lokalene.
f. Den enkelte parts kostnader til tilrettelegging, opplåsing og gjenlåsing, rigging, rydding, vakthold, rengjøring, bruk av utstyr, teknisk hjelp og annet skal alltid dekkes. Dette skal også inngå i den skriftlige avtalen.
g. Behov for tjenester som for eksempel bestilling av mat, drikke må besørges av den enkelte leietager.
h. Søknader om leie utover normal arbeidstid må vurderes mot behovet for mulig støttefunksjon .
1 Med ”lokaler” menes i denne sammenhengen alle areal hvor partene har 100 % disposisjonsrett på Øya.
2 Til arrangementer som konferanser, seminarer, møter, kurs, kulturtiltak m.m.
3 Mandag – fredag kl 8.00 – 17.00 1. januar – 15. juni og 10. august – 22. desember.
4 Dette innebærer at en ikke kan reservere til utleie før ”timeplanen” er fastlagt.
5 Ansvarlige ved NTNU: Seksjonssjef studieseksjonen, St. Olavs Hospital: St. Olav Eiendom og HiST: Driftsleder Øya
6 DMF: IT/Infrastrukturseksjonen, St Olavs Hospital: Undervisningsseksjonen og HiST: Driftsleder Øya
7 Enkeltperson(er), eventuelt på vegne av institusjon eller organisasjon
8 DMF: Controller ved IT/Infrastrukturseksjonen, St. Olavs Hospital: Arealforvalter St. Olav Eiendom, HiST: Driftsleder Øya
9 Tilgjengelige ressurser i forbindelse med for eksempel IT, bruk av videokonferanse, renhold og adgang