Vi anbefaler at du alltid bruker siste versjon av nettleseren din.
En kvinnelig lege trykker på en bærbar PC mens hun snakker med en mor med et barn på fanget.

Veileder for samarbeidsmøter

Formålet med samarbeidsmøtet er å skape en felles forståelse av barnets og familiens situasjon, avklare mål, tydeliggjøre ansvar og koordinere tiltak. Møtet skal legge til rette for tverrfaglig samarbeid, brukermedvirkning og gode beslutninger, slik at barnet og familien får helhetlig og koordinert oppfølging.

Et samarbeidsmøte er et møte mellom to eller flere aktører som samarbeider om oppfølging av et barn.  

Møtet kan gjennomføres både med og uten deltakelse fra barnet og foresatte. Det avhenger av formålet med møtet. Gjeldende regler for medvirkning og samtykke må følges.  

Alle møtedeltakere skal ha en tydelig rolle og bidra til å belyse problemstillingen og planlegge videre oppfølging. 

Et eksempel på samarbeidsmøte er ansvarsgruppemøte, som i hovedsak er et verktøy for koordinering. Ansvarsgruppemøte er brukerens møte, og her skal foresatte og eventuelt barnet delta.  

Om veilederen

Denne veilederen er utviklet som et praktisk støtteverktøy for planlegging, gjennomføring og dokumentering av samarbeidsmøter. Den kan være særlig nyttig for møteleder og referent, men kan også brukes av øvrige deltakere som støtte i møteforberedelsene. 

Veilederen skal bidra til at møtene får en tydelig struktur, at alle relevante tema blir ivaretatt, at barnet og familiens stemme blir hørt, og at ansvar, beslutninger og videre oppfølging blir avklart og dokumentert.  

Målet er ikke å standardisere alle møter, men å sikre at samarbeidsmøtene gjennomføres på en systematisk og målrettet måte. 

Veilederen består av tre deler:

  1. En oversikt over faste roller i samarbeidsmøter (møteleder og referent)
  2. En sjekkliste for møteleder med forslag til planlegging, gjennomføring og avslutning av samarbeidsmøtet.
  3. En sjekkliste for referat som kan brukes til å dokumentere møtets innhold, beslutninger, ansvarsfordeling og videre oppfølging. 

Kommuner, sykehus og andre samarbeidende tjenester benytter ulike journalsystemer, samarbeidsmodeller og lokale rutiner som kan legge føringer for møtegjennomføring, dokumentasjon og arkivering.  

Veilederen erstatter ikke gjeldende lover, lokale rutiner eller faglige retningslinjer, men er et supplement som kan tilpasses lokale behov og arbeidsmåter. 

Faste roller i samarbeidsmøter

Møteleder:

  • Gjør forarbeidet: planlegger agenda, sikrer riktig deltakelse, sender møteinnkallingen
  • Har det øverste ansvaret for at brukermedvirkning blir ivaretatt  
  • Sikrer struktur og fremdrift i møtet
  • Sikrer at alle deltar aktivt
  • Sikrer at alle blir hørt
  • Sikrer omforente konklusjoner og tydelig ansvarsplassering for videre tiltak
  • Sikrer eventuell nødvendig forberedelse fra møtedeltakere  

Referent:

  • Skriver referat  
  • Sikrer at konklusjoner og ansvarsfordeling er tydelig dokumentert 

Sjekkliste for gjennomføring av et samarbeidsmøte

  • Møtetype: Samarbeidsmøte, ansvarsgruppemøte eller annet
  • Dato 
  • Tid
  • Sted, eventuelt digitalt
  • Møteleder
  • Referent: Referent må gjerne gå på omgang, at det ikke er den samme i alle 
    møter. Møteleder og referent bør ikke være samme person. 
  • Møtedeltakere: navn og funksjon/rolle
  • Agenda: Er det et ansvarsgruppemøte, bør agenda avtales med foresatte og/eller barnet 

  • Hva er målet for møtet?
  • Har foresatte/barnet samtykket til tverrfaglig samarbeid og informasjonsdeling?
  • Er samtykket dokumentert?
  • Er møteinnkalling med agenda sendt ut?
  • Er alle relevante deltakere kalt inn? 

Oppstart

  • Presentasjon av deltakere
  • Kort gjennomgang av referat fra forrige møte
  • Kort gjennomgang av møteagenda
  • Etterspørre saker til eventuelt

Gjennomgang av agenda i møteinnkallingen og eventueltsaker

  • Status i dag: Hva er nytt? Hva er gjennomført/ikke gjennomført siden sist?

Brukermedvirkning  

  • Barnets og foresattes syn på saken. Hva er viktig for dem nå?
  • Hva opplever barnet og foresatte som utfordringer og ressurser?
  • Er barnet hørt på en tilpasset måte? 

Forventningsavklaring

  • Har barnet individuell plan (IP)? Ja/Nei
    • Hvis nei, men det vurderes at barnet kan ha rett på IP: informer 
      barnet/foresatte om hva IP er og hvordan prosessen igangsettes.
    • Hvis ja: planlegg arbeid med planen og evaluering. Planen kan benyttes som en mal for møter, en oversikt over tiltak og områder som det er aktuelt å ta opp.  
  • Hvilken hjelp har barnet og/eller familien behov for?
  • Hva kan kommunen bidra med?
  • Hva kan sykehuset bidra med?
  • Hvilke andre ressurser finnes det rundt barnet? 

Konkluder og gjør avtaler om hvem som følger opp de ulike tema i møtet

  • Oppsummer konklusjoner, avtaler og hvem som følger opp hva
  • Avklar hvem referatet skal sendes til  
  • Fastsette:  
    • Neste møtedato  
    • Møteleder ved neste møte  
    • Foreløpige saker til neste møte 

Sjekkliste for møtereferat

Referat skal arkiveres etter gjeldene rutiner og er unntatt offentlighet. Det finnes maler for møtereferat i blant annet Helseplattformen, BTI og Flyt samspill. Møtereferatet skal ligge i barnets journal, og skannes inn hvis andre maler benyttes.   

Referatets innhold

  1. Rammer for møtet
    • Møtetype: Samarbeidsmøte, ansvarsgruppemøte eller annet.
    • Dato 
    • Tid 
    • Sted, ev. digitalt 
    • Møteleder 
    • Referent 
    • Møtedeltakere: Hvem som var til stede av de innkalte og hvem som meldte 
      forfall. Navn på deltaker og funksjon/rolle (eks fastlege, ergoterapeut). 
  2. Agenda/tema i møtet
    • Dokumentere møtets innhold, konklusjoner og beslutninger.
    • Ansvarsfordeling og videre oppfølging.
  3. Videre avtaler
    • Neste møtedato, aktuelle deltakere og møteagenda (hvis dette er avtalt).
Sist oppdatert 20.10.2026